PENGERTIAN PERENCANAAN PRODUKSI
Perencanaan adalah fungsi manajemen
yang paling pokok dan sangat luas meliputi perkiraan dan perhitungan mengenai
kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu yang akan datang mengikuti suatu
urutan tertentu. Perencanaan merupakan salah satu sarana manajemen untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena itu setiap tingkat manajemen dalam
organisasi sangat membutuhkan aktivitas perencanaan
Tujuan perencanaan harus tegas,
jelas dan mudah dimengerti. Seringkali perencanaan harus mengalami perubahan,
oleh karena itu perencanaan harus besifat luwes dan terbuka untuk dapat dirubah
bila diperlukan. Sifat luwes ini mengakibatkan pelaksanaan kegiatannya harus
dimonitor dan dikendalikan terus menerus yang disesuaikan dengan kondisi yang
ada namun perencanaan harus tetap pada tujuan yang ditetapkan.
Perencanaan juga merupakan fungsi memilih sasaran perusahaan secara
kebijaksanaan, program dan pemilihan langkah-langkah apa yang harus dilakukan,
siapa yang melakukan dan kapan aktivitasnya dilaksanakan.
Dalam perencanaan produksi kita selalu
menginginkan agar diperoleh perencanaan produksi yang baik namun merencanakan
proses produksi bukanlah hal yang mudah karena banyaknya faktor yang
mempengaruhinya. Faktor-faktor internal relative mudah dapat dikuasai oleh PPC
manager, namun faktor external tidak demikian. Karena itu perencanaan harus
dibuat ketat namun tidak kaku, artinya dapat dirubah bila diperlukan dan
kemungkinan perubahan ini juga harus diperhitungkan agar tidak menimbulkan
kesulitan. Perencanaan yang baik hanya akan diperoleh dengan didasarkan kepada
informasi yang baik dan pengukuran keberhasilan didasarkan kepada standard yang
ditetapkan.
Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan adalah suatu hasil pemikiran yang rasional dimana di dalamnya
terdapat dugaan/perkiraan, perhitungan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai
pada masa yang akan datang. Syarat mutlak suatu perencanaan harus mempunyai
tujuan yang jelas dan mudah dimengerti. Perencanaan harus terukur dan mempunyai
standard tertentu.
Perencanaan digolongkan sebagai fakta yang Objective kebenarannya bahwa
pemikiran yang rasional itu tidak atas hayalan belaka tetapi suatu perhitungan
berdasarkan data yang objective. Walau perencanaan mengandung unsur
dugaan/pemikiran namun harus didasarkan pada suatu standard yang terukur.
Perencanaan adalah sebagai tahap
persiapan / tindakan pendahuluan untuk melaksanakan kegiatan dengan
memperhatikan penyimpangan yang mungkin terjadi
Fungsi Perencanaan Produksi
Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai
macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi
yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.
Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan
sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi perencanaan
dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan.
Ditinjau dari bentuk industri, perencanaan produksi suatu perusahaan yang satu
dengan perusahaan yang lainnya terdapat perbedaan. Banyak hal yang menyebabkan
perbedaan tersebut, bahkan pada perusahaan yang sejenis.
Tujuan produksi bagi perusahaan
adalah barang dengan spesifikasi tertentu memenuhi permintaan pelanggan. Tujuan
tersebut dituangkan dalam Order Confirmation yang dibuat oleh bagian penjualan.
Dengan demikian dapat disimpulkan tujuan produksi sepenuhnya dirumuskan oleh
sales department, berdasarkan order yang telah diterima. Karena tujuan produksi
dirumuskan berdasarkan order yang telah diterima maka dalam fungsi perencanan
produksi pengaruh forecasting pada sistem perencanaan produksi dapat dikatakan
tidak signifikan.
Untuk mencapai tujuan, khususnya
dalam perencanaan produksi dan pengendalian persediaan perusahaan perlu menyediakan
fasilitas komunikasi dan sistem informasi yang mendukung sistem pengolahan data
terdistribusi. Program aplikasi database management system yang terintegrasi
dengan sistem lainnya di lingkungan perusahaan sehinngga bagian perencanaan
produksi dan pengendalian persediaan memiliki sarana yang cukup handal yang
dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat.
Bagian perencanaan dengan mudah dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan
dalam menyusun perencanaan produksi.
Agar masing-masing fungsi yang terdapat dalam Sistem perencanaan dan bagian
terkait dengan sistem perencanaan produksi dapat menjalankan kerja dan
tanggungjawabnya sesuai dengan sistem, maka setiap personal disyaratkan
mengenal sistem akuntansi komputer dan procedure yang diterapkan. Dengan
demikian efektifitas kerja dapat ditingkatkan.
Dalam usaha mencapai tujuan
perencanaan produksi terdapat berbagai macam permasalahan sesuai dengan proses
yang akan dilaksanakan, kemudian dirumuskan bagaimana pekerjaan tersebut
dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bagaimana cara pengendaliannya.
Keberhasilan dalam membuat perencanaan produksi dan pencapaiannya tidak hanya
tergantung pada organisasi bagian perencanaan itu sendiri, melainkan sangat
tergantung pada struktur organisasi secara keseluruhan dan sistem yang
diterapkan.
Kegagalan dapat terjadi akibat
kesalahan dalam penggunaan sistem informasi tidak efektif, bahkan sering
terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan akibat tidak memahami informasi
yang ditampilkan oleh sistem informasi yang tersedia. Manajer bagian prencanaan
mutlak harus memahami sistem informasi yang digunakan, karena sistem informasi
yang digunakan adalah berbasis komputer maka manajer bagian perencanaan
produksi dan pengendalian persediaan serta bagian yang terkait langsung dengan
bagian tersebut harus memahami dan mengerti sistem komputer yang digunakan.
Jika tidak maka terbuka peluang untuk mengambil keputusan-keputusan yang
keliru.
Kelancaran proses produksi
ditentukan oleh tingkat kematangan penjadwalan produksi. Dalam menyusun
perencanaan harus memperhatikan berbagai element dari berbagai bagian sehingga
sangat memerlukan sistem yang terintegrasi dan harus didukung dengan fasilitas
yang memadai. Perencanaan produksi dituntut harus lebih besifat (sales
oriented) namun di sisi lain tanpa mengabaikan efisiensi dan kelancaran proses
produksi
Kemampuan sumber daya manusia sangat tergantung pada sistem yang diterapkan.
Tidak jarang orang yang mampu tidak dapat berbuat karena terikat oleh sistem
dan fasilitas yang tersedia. Pembagian tugas dan tanggung jawab harus jelas dan
dilakukan pengukuran efektifitas kerja. (Standard operational process) dan
(Standard Instruction Process) harus dipahami oleh bagian operasional dan juga
bagian perencanaan.
Perencanaan produksi sangat
tergantung pada kapasitas, jenis perusahaan, sumberdaya dan jenis produksi yang
dikerjakan. Berdasarkan hal tersebut perusahaan yang mengerjakan order yang
terputus-pustus berdasarkan permintaan pelanggan yang pemenuhannya pada waktu
yang akan datang, tingkat kesulitan dalam menyusun perencanaan jauh lebih sulit
dibanding perusahaan yang mengerjakan produksi continue. Pengukuran
keberhasilan perencanaan tidak tepat untuk dibandingkan dengan perusahaan lain
karena perbedaan kelengkapan, kapasitas dan sumberdaya apalagi dibanding dengan
perusahaan lain yang tidak sejenis.
Faktor penting dalam
melakukan pengukuran adalah standar produksi meliputi waktu, mutu, jumlah yang
dapat dihasilkan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada jangka waktu
tertentu di perusahaan ini. Pengukuran perlu dilakukan secara terus-menerus
sehingga keputusan yang diambil untuk pengembangan jangka panjang mempunyai
dasar yang objectif.
Fungsi pengendalian persediaan
Persediaan adalah barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual (barang
jadi) atau barang dalam process produksi atau barang yang menunggu
penggunaannya dalam process produksi (bahan baku). Fungsi dasar pengendalian
persediaan baik bahan baku, barang dalam proses maupun barang jadi banyak
sekali. Fungsi tersebut meliputi proses berurutan mulai dari timbulnya
kebutuhan, pembelian, pengolahan, delivery. Permasalahan utama persediaan yang
timbul yaitu bagaimana fungsi tersebut dapat mengatur persediaan sehingga
setiap permintaan dapat dilayani akan tetapi biaya persediaan harus minimum.
Bila persediaan cukup banyak,
permintaan dapat segera dilayani akan tetapi menyebabkan biaya penyimpanan
barang tersebut akan menjadi sangat mahal. Dengan memperhatikan hal tersebut
diambil keputusan untuk menentukan nilai persediaan.
Menentukan nilai persediaan sangat tergantung kepada jenis perusahaan, modal
kerja dan omzet perusahaan serta lead time untuk mendapatkan barang tersebut.
Karena PT. Samudra Montaz sebagai perusahaan converting yang bersifat memenuhi
permintaan pelanggan pada periode yang akan datang maka, besarnya kebutuhan
akan barang tersebut tidak dapat ditentukan sebelum disepakati sales contract.
Sebagian besar bahan baku sudah
dialokasikan untuk produk tertentu karena pembelian dilakukan setelah bagian
perencanaan menerima GR Order Confirmation yang sudah disetujui oleh pimpinan
perusahaan. Fungsi pengendalian persediaan adalah bagian dari fungsi
perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi
dan material pembantu agar proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang
ditetapkan
Fungsi perencanaan produksi yang
bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material pembantu agar
proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan. Keperluan
meminimumkan persediaan berhubungan dengan besarnya biaya yang diperlukan oleh
persediaan yaitu :
Biaya pembelian.
Yang dimaksud biaya pembelian dalam hal ini adalah biaya pembelian bahan baku
untuk produksi. Pembelian skala besar dapat mengurangi biaya pembelian dengan
adanya potongan harga (quantity discount) yang diberikan Supplier dengan
konsekwensi biaya transportasi yang ditanggung Supplier relative lebih murah
karena pengangkutan barang dilakukan tidak terlalu sering, namun perlu
diperhitungkan apakah potongan harga tersebut lebih kecil dari biaya
penyimpanan. Disamping itu jumlah persediaan yang cukup dapat mempercepat
delivery sehingga tidak menimbulkan kekecewaan pelanggan. Karena jenis
perusahaan memproduksi suatu barang sesuai permintaan pelanggan dimana
permintaan tersebut akan dipenuhi pada waktu yang akan datang, cara pembelian
tersebut tidak menguntungkan karena penyimpanan barang tersebut membutuhkan
ruang yang luas dan waktu penyimpanan yang relative lama
Biaya penyimpanan
Biaya penyimpanan meliputi biaya penyediaan ruang yang diperlukan untuk
menampung barang tersebut, biaya perawatan atas resiko kerusakan, serta biaya
tenaga kerja yang diperlukan untuk merawat dan mengamankan barang tersebut dari
segala macam bentuk gangguan.
Selain itu biaya penyimpanan juga berkaitan dengan biaya bunga dimana semakin
besar dana yang dialokasikan pada persediaan akan mengakibatkan alokasi akan
investasi yang lain akan terhambat atau dilakukan dengan suntikan dana dari
kreditur dalam hal ini adalah Bank.
Sesuai dengan sifat perusahaan yang memenuhi permintaan pelanggan pada waktu
yang akan datang maka persediaan bahan baku dasar, tinta spesial yang tidak
diperuntukan untuk order produksi tertentu (bebas) adalah nol.